你的工作方法已经是「最新版」了吗?

工作是一种「生物」,它每天都在变化、进化。今天的工作方式,到了下个月未必依然是最好的做法。但很多人在决定好工作方法后,似乎都是就此满足,短期间没打算再重新检讨一次。

由于指导手册的编製很花心力,正常来说,主事者都会产生「抗拒修改」的意识,就算有人指出问题所在,也很可能在几年之后才完成修改。这也是许多企业不再使用指导手册的最大原因。

因为,花了一番心力才决定好的工作方法,没过多久却不再适用于产业环境或工作第一线。

事实上,企业的员工指导手册并无完成的一天,不管你再怎幺努力编製,在完成编製的那一刻,它的内容就已经开始过时了。因此,重要的更新必须随时为之,并且至少每个月要重新检视一次。

无印良品每个月会配合新商品进货的两次时机,由总公司指导商品如何在卖场展示。假如第一线员工照着做,却在作业阶段发现「这样陈列会让顾客很难拿取」这类问题,就会设想更方便顾客的陈列手法,提出各种改善方式。

这样的意见传到总公司后,就会直接纳入MUJIGRAM之中,再交由所有店面共同实施。就这样,第一线员工的点子成了实际的做法,也成了工作的标準之一。

最重要的是,这幺做能够即时改善。

假如每年才汇整一次意见,提出与讨论改善之处,因应环境变化的速度就太慢了。一个有活力的企业,眼前看到什幺问题,就要当下因应。为了让员工产生这样的意识,指导手册最好每月更新一次。

无印良品设有专门负责编製指导手册的部门,随时可以因应,但其他部门的主管一样可以指定负责搜集意见的员工,即时因应。只要不断重複这样的动作,指导手册就能汲取许多效率工作的好方法。

为了让每位员工经常重新检视自己的工作方法,每个月重新审视自己的工作,彻底找出可以改善之处,也是有必要的。我认为指导手册不是用来使用,而是用来编製的,一旦员工建立起这样的意识,他们处理工作的态度,就会非常不同。

此外,经常改善指导手册的内容,也有助于跟上社会变化的脚步。顾客的需求每年都有些许变化,我们常常可以看到许多店家还沉浸在细身的服饰大受欢迎的良好感觉时,社会上关心的焦点,早已经变成隐藏体型的宽鬆服饰了。

要想在市场中维持赢家地位,不变的铁则是,抢在市场的变化半步之前提供商品与服务。冲得太快也不妥,但太迟于因应变化则更不利。

由于时机难以抓準,企业必须搜集顾客意见做为重要的资讯来源。若能因应顾客意见,持续修正指导手册,将可形成一个与社会潮流连动的企业文化。

指导手册的更新,是让工作制度经常维持在「最新版」不可或缺的一环。

【书籍资讯】
摘自《无印良品成功90%靠制度》

你的工作方法已经是「最新版」了吗?
数位编辑整理:朱芳谊
Photo: pixabay licensed